한글 HWP 메일머지 라벨 활용해서 이름표 만들기

새학기가 시작되기 직전, 가장 먼저 하는 일이 책상에 이름표를 붙이는 일입니다. 학년부에서 라벨지를 나눠주긴 하는데 라벨프로그램을 다운받아서 사용해보니 오히려 불편하기만 하더군요. 그렇다고 한글 프로그램으로 표를 만들자니 mm 단위로 조정하는 게 여간 불편한 게 아니었습니다. 매번 용지가 바뀌면 다시 만들어야하구요. 그러다 한글 자체 라벨양식이 있는 걸 알았습니다. 라벨 기능과 메일 머지 기능을 활용하면 이름표를 아주 간단히 만들 수 있습니다.

 

한 줄 요약

- 한글 HWP에서 라벨 양식 불러오기 후 데이터 파일을 열고 메일 머지 기능 실행

 

1. 데이터 파일 만들기

데이터 파일은 txt, hwp, xls 등의 파일을 활용할 수 있습니다. 엑셀 파일로 저장하는 게 제일 편하긴 합니다. 보통 학기 시작 전에 받는 반별 명렬에서 추려내서 다음과 같은 형태로 저장만 해두면 언제든지 사용할 수 있어서 좋습니다. 다른 명렬표 인쇄에도 사용할 수 있구요. 네이스에 새학기 반영이 안되었지만 미리 학급자료를 만들어두기엔 엑셀 저장이 편했습니다.

 

 

 

 

이처럼 한글 파일이나 텍스트 파일로도 가능합니다. 이때에 맨 첫줄에 데이터의 항목수를 적어주어야 합니다. 여기서는 번호와 이름만 넣을 것이므로 항목수는 '2'가 됩니다. 상장이나 편지봉투 주소록 등에서 메일머지를 활용할 경우는 해당 항목수만큼 적어주면 되겠죠? 그리고 해당 항목을 한 줄에 하나씩 입력해줍니다. 입력이 끝난 파일은 적당한 이름으로 저장해둡니다. 이 파일을 편의상 데이터 파일이라고 하겠습니다.

 

 

2. 라벨 양식 불러오기

 

한글 HWP 프로그램에서 라벨 양식을 불러옵니다. 제 화면은 2014 버전 기준입니다만 기존 버전에서도 라벨 양식을 지원합니다. 메뉴 > 쪽 > 라벨 에 위치하고 있는데 혹 못찾겠으면 F1 키를 눌러 도움말 화면을 부르고 '라벨'로 검색해보셔도 됩니다.

 

 

라벨 문서 만들기를 선택하면 꾸러미에서 해당 라벨지를 찾아 선택합니다. 보통 라벨지에 양식번호가 인쇄되어 있습니다. 올해에 제가 받은 라벨지는 그린라벨 GC-3141 양식이었습니다. 용지 회사나 종류가 바뀌면 이 화면에서 해당 라벨을 선택해주면 됩니다. 그럼 오른쪽 그림처럼 자동으로 라벨 크기에 맞는 표를 그려줍니다. 저 표에 직접 입력하고 편집해서 라벨지에 출력해도 됩니다.

 

 

3. 메일 머지 표시 달기

이제 데이터 파일을 활용할 차례입니다. 메일 머지 표시를 단다는 의미는 해당 데이터를 사용할 자리를 정해준다는 뜻입니다.

 

 

 

번호 이름을 넣어야 할 위치에 커서를 두고 [메일 머지 표시 달기]를 선택하면 아래와 같은 화면이 나옵니다.

 

 

이미 만들어둔 데이터 파일에 일반적인 항목이름이 사용되었다면 주소록 필드에서 선택해주면 됩니다. 항목이름이 없는 데이터 파일이거나 본인이 직접 만든 항목이라면 [필드 만들기]를 선택 후 해당 항목을 직접 입력해주어야 합니다. 여기에서는 위에서 만든 데이터 파일에 항목 이름이 없으므로 필드 만들기를 선택했습니다. 항목 이름은 입력하지 않았으므로 항목 번호를 입력합니다. 항목 번호 1은 번호였고 2는 이름이었죠. 일단 1을 선택해서 번호를 출력할 위치를 정해줍니다. 같은 방법으로 항목 2도 정해줍니다.

 

 

 

자, 일단 저는 이렇게 해보았습니다. 하나의 라벨지에 위에는 번호, 아래는 이름이 표시될 겁니다. {{ }}로 둘러싸인 부분에 데이터 파일의 내용이 순차적으로 들어갑니다. 이 표식은 글자처럼 취급해서 원하는 크기와 모양으로 조절해주세요.

 

 

4. 메일 머지 만들기

 

 

모양을 조절했으면 이제 최종적으로 [메일 머지 만들기]를 선택합니다.

 

 

 

1)의 종류는 데이터 파일의 종류를 의미합니다. 여기에서는 위에서 HWP 파일로 만들었으니 한글 파일을 선택하고 아이콘을 눌러서 아까 저장해둔 데이터 파일을 고릅니다. 엑셀이나 DBF 파일이라면 해당칸을 선택해야겠죠. 2)는 메일 머지 결과를 보여주는 방식입니다. [프린터]를 선택하면 바로 출력되어 버리니 수정이 필요한 경우라면 선택하지 않는 게 좋습니다. [화면]은 미리보기 화면으로 보여주고 확인 후 인쇄가능합니다. [파일]은 해당 결과물을 파일로 저장해줍니다. 저는 보통 [화면]으로 확인 후 [프린터]로 출력합니다.

 

 

 

[화면] 선택 시 최종 결과 화면입니다. 한 칸에 위치만 정해두면 나머지 데이터들이 순차적으로 입력되니 많은 양을 반복작업할 때 굉장히 편리합니다.

 

 

왼쪽 그림처럼 표식을 나란히 붙이면 최종결과물이 이렇게 나옵니다. 어떤 방식인지 이제 감이 오시죠? 저 표식을 글자라고 생각하고 편집하시면 됩니다. 최종 출력 시에는 글자모양, 문단모양, 셀 특성 등이 그대로 반영되어 출력됩니다. 최종 결과물 파일을 저장해두시면 나중에 다시 출력할 수도 있습니다.

 

 

간단하죠? 화면으로 설명하려니 조금 복잡해보이는데 막상 한 번만 해보시면 엄청 간단하다고 느끼실 겁니다. 라벨 기능과 메일 머지 기능은 학교 업무에도 요긴하게 써먹을 수 있습니다. 상장 출력할 때 거의 대부분 이 기능으로 사용중이실 겁니다. 학기초 가정통신문 발송이나 종례신문 또는 기타 유인물을 배부할 때 메일머지를 활용하면 학생들의 이름을 개별적으로 인쇄해줄 수 있어서 좋더군요. 라벨 기능은 라벨지에 인쇄할 때도 유용하고 기타 작은 쪽지를 만들거나 표찰 종류가 필요할 때 표 속성에서 선 모양만 설정해주면 간단하게 만들 수 있어서 편리합니다.

 

다들 즐거운 새학기 준비되시길! ^^